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工欲善其事,必先利其器

  来源:lztianyi  2020-01-14 14:48:56  浏览次数:274 次

工欲善其事,必先利其器

——提高公证实务效率的方法和工具

【转载】作者:施艺(浙江省杭州市国立公证处理论调研室,公证员)

多元化纠纷解决机制正蓬勃发展,公证的非讼业务将作为多元化纠纷解决机制的重要参与者,逐步发挥越来越大的作用。公证人是非讼事务的法官,需要精熟的法律知识,娴熟的工作技巧,融贯的思维方式,丰富的实务经验。

公证人的成长不是一蹴而就的,需要不断地磨练,个中艰辛,每一位公证人自有体会。每一位公证人都可能碰到许多疑难的公证问题,繁杂的公证事务,频繁的加班次数,甚至还有明显的工作失误。如果有方法或者工具能帮助我们提高工作效率,避免工作失误,提高业务能力,摆脱窘迫的处境,那么我们可以少走弯路,避免负面情绪,并且可以有更多的时间来提升自己,逐渐步入良性循环。

本文分享一些公证人可能会用到的方法和工具,以帮助大家更好地开展业务,亦或砥砺思想。 

一、入门篇01PART

公证人在接触实务之初可能面临的一些问题,入门篇介绍初学者可能需要的一些方法,帮助初学者顺利迈过工作之初的窘迫处境。这些方法都是自然而然产生的,有一定工作经验的公证人会自觉地运用这些方法来减轻工作的负担。

1、分析导图

法律人用法律关系的模型来分析案情,特别是疑难案情,事件发生经过所具有的法律意义,可以在法律关系的模型中得以体现。

法律人在对法律关系的分析中,可以用图示来表示许多法律关系的层次、变化方式等等信息。图示相较于文字,更直观、简洁、方便,具有很大的优势。

如在继承法律关系中,复杂的继承案件必然牵涉到继承法中众多条款的适用,如转继承、代位继承等等。还有合同法律关系中,众多合同主体和复杂合同条款的结合,也需要法律人进行抽丝剥茧的分析。如果没有图示的帮助,就很难作出精准的判断。

如今,有越来越多的人通过思维导图来把思维过程形象化。思维导图能够把思维当中的关键点直观地表现出来,加以结构化,建立起可辨析的、元素相互关联的网络,用以直观地展现,联想记忆,查漏补缺,辨析逻辑,甚至头脑风暴。

对于公证人来说,这些方法的核心在于拥有抽象的能力,结构化的方法,以及掌握可视化的精髓。

2、流程合并

公证实务涉及许多繁杂的事务,许多事务可以通过合并同类项的方式进行批量处理,从而提高工作效率。

在业务洽谈时,对于有长期固定公证需求的客户,可以在最初将公证业务模式固化,或者部分流程固化,可以在未来办公中利用“缺省配置”带来的便利。但是,在之后的每次办理过程中仍应该认真对待所谓的固定的模板,以及申请人的真实意思,避免错误或误解申请人的真实意图。

在业务办理时,对于部分申请人一致且案情类似或有关联的公证申请,可以通过并卷的方式进行合并处理,减少办证的手续。

在外出核查时,可以将相同方向的核查地点进行合并,通过总体规划可以减少核查人员的工作成本,减少时间或资源的浪费。

3、养成良好习惯

业务繁忙时,良好的工作习惯显得尤其重要。良好的工作习惯包括对于工作顺序的梳理,对于案卷管理的把控,对于细节的查漏补缺,对于未决事宜的及时记录。

公证的效力需要严谨的程序作保障,程序不是一成不变的,一方面公证程序根据社会的发展和新的规范的要求不断地更新,另一方面个别案件的复杂性导致了程序的复杂化。

复杂的程序容易导致工作失误,良好的习惯能够帮助克服工作失误。良好的习惯不仅来自习惯的力量,亦有条理化方法的精进,以及熟能生巧的过程。当习惯能够充分发挥作用时,可以理解为一个人的工作经验将新问题加以“化归”的过程。

良好的习惯没有统一的标准,每个人的工作方式都不一样,成长路径也会有所差别,重要的是找到自己的节奏,而不是一味模仿别人亦步亦趋。

公证机构对于重要环节的管理,可以形成制度,来促使工作模式的统一,亦使习惯统一。但不管习惯也好,制度也好,都要有不断“自省”的能力,留有推陈出新的余地,只有这样才可以免于堕入僵化。 

二、进阶篇02PART

公证业务水平的提高既需要在公证行业深耕,也需要学习不同行业的业务,在实务上、规范上、理论上不断学习。资深公证人需要有丰富的社会经验和知识储备,自主学习和用心积累的意识是公证人进一步提升业务水平的基础。

1、持续学习规范、理论、实务

规范的学习,一是温故知新,二是与时俱进,三是广泛涉猎。公证必须依据事实和法律,公证人对法律的掌握,是办理公证的基础。公证人通过系统的法律学习从而获得执业资格,但是对于规范的学习很难就此停止,实务的困难、实务的经验促使公证人不断温习规范知识,更新规范知识,从而获得更新、更合理的解释。各种各样的行业所涉及的特别的法律,公证人也可以通过了解其相关规定来思考公证的发展方向。

对于目前多数案件,涉及到的相关法律法规并不多,公证人碰到的问题一般是记忆或理解和适用的问题;对于疑难案件或者法律规定不清的案件,需要有合理的立场和方法。公证人有时不得不身入理论的争鸣,来思考如何处理棘手的案件。学习理论既是为了有更大的视野,从而有思考的起点,也是为了提高自身的逻辑能力,从而可以更合理地进行推理与论证。

学习实务,不止有一个方面。向有经验的的同事、领导请教公证问题,是最基本、最直接的方法。另外,学习国内外先进公证经验,也是必要的。然而,实务的学习却非仅仅如此简单,它总是和规范和理论的学习相互关联,也总是和整个法治体系相联系。公证有自身的职责界限:一方面,超越公证的职责界限的许多社会或法律问题,公证人很难提供公证法律服务;另一方面,公证人应该了解自身所处机构、当地行政部门乃至全国法治运行的总体过程,如了解处理特殊案件的渠道、政策,了解现有法治的不足以及参与立法的过程,凡此种种,都是公证人践行和完善社会主义法治体系所需要具备的。

2、与不同行业交流沟通

随着社会的发展,现代行业呈现各种各样的新业态。许多新的工作方式、工作流程、工作理念、法律关系层次,无不蕴含着鲜活生动的知识。三人行,必有我师,通过向不同行业的工作者学习,本身是一个相互借鉴、相互砥砺的过程,优秀的工作方法、工作经验可以为己所用。

另外,各种行业的新业态可能蕴含着新的公证需求,需要公证机构介入或参与合作。新事物的产生可能有许多不成熟的地方,新业态可能有需要借助公证效力来巩固其抵御风险的能力。每个公证人都可以抓住时机来实现自己的事业。 

三、深入篇03PART

时代变化是如此之快,以至于经常有这样的现象:几年前的知识已经过时,新的知识让人目不暇接。没有人甘于平庸,甘于被时代浪潮所裹挟,甘于落后于人。为了保持与时俱进的能力,需要反思自身,超越过去的自己,同时也能有底气去面对各种困难。

1、重新认识自己

重新认识自己,是为了重新出发。认识自己的特点,认识自己的能力与界限,需要不断的反思。学习各种知识,如果仅仅停留在意识上,而没有切实的行动,那么始终是一句空话。工作上的繁忙、辛苦、压力,会打乱早已制定的学习念头或学习计划,最终让人一无所获。管理好自己的计划与精力,需要对自身有严肃而深刻的认识。认识自己的过程总在不断进行中,没有尽头,通过不断的反思,认识到自己的局限,但又不把自己局限在特定的时间或身份当中,只有这样才能不断超越自己。

2、追踪前沿

作为一个社会工作者,需要认识到,有重大意义的创新或进步,总会在不久的将来深刻地影响这个社会。新的科技、制度、国家战略具有强大的力量,如一带一路倡议、密码法的颁布、区块链的推广等等,可能会改变行业的内部格局、外部环境。新的变化既可能带来机遇,也可能带来风险和挑战,不可不察。

在提高效率方面,学习和利用新的科技可能为实务工作带来许多便利,学习新的制度、国家战略可以尽早了解行业变化,早做准备。

3、钻研工具、理论迁移

公证工作不是进行工业、农业生产,而是提供法律服务,现代法律服务工作不是靠一支笔就能完成的,而需要现代办公设备。对于现代办公设备,很多人只会使用最基础的功能,而忽视了很多软硬件知识的学习。前人已经提供了很多好的工具或平台,善加利用可以解放双手,从而有更多的时间和机会来提升自己。

如许多批量化、流程化的事务,总是可以通过一些工具或方法代替繁重的人工操作。如对于批量化的文书模板、名片,可以通过邮件合并的方法简化信息的输入,并且可以减少输入的遗漏;对于文件、文件夹的批量化操作,可以通过VB编程来实现;对于表格数据的处理,可以利用表格软件中各种现成的处理端口、函数来设计处理的方法,对于数据的分类计算、汇总分析,可以用数据透视表等强大功能来实现;对于打印、复印、扫描等简化流程,可能也有需要钻研之后才会懂得的方法。

对于现代法律服务工作来说,编程能力可以大大提高工作效率,许多复杂的、繁重的工作方式,以及许多难以习得的软硬件使用方法,大部分可以通过编程转化为简单、便捷的方法。以VBA为例,笔者以此解决了许多复杂或批量化问题:

✪例1:从MDB数据库文件提取数据,然后在XLS文件中进行排版编辑。通过编程,可以一键生成最终表格样式。

✪例2DOC文件与XLS文件进行邮件合并后,因为在部门之间需要频繁交换数据,链接不稳定。通过编程,可以建立稳定链接,从而不再将邮件合并功能局限于单机环境。

✪例3:将一个表的数据根据条件分成多个表格。通过编程,可以将数据计算后自动生成多个表格文件。

✪例4:将JPG文件依照生成时间顺序插入DOC文件并标注页码。通过编程,可以快速提取文件时间并排序,依照文件生成时间插入DOC文件并生成页码。

✪例5:批量登记信息、记录数据等是否符合相关规则。通过编程,针对不同项目进行合法性校验,如校验身份证、营业执照是否符合相应的编码和校验规则,检查重复登记信息,多张表格对比检查等。

✪例6:批量发送电子邮件,针对不同的收件人,需要不同的称谓与内容。通过编程,将数据表的不同字段加以整合成完整的邮件,再关联OUTLOOK分别发送给不同的收件人。

✪例7:批量建立文件夹。通过编程,可以一键建立文件夹与子文件夹,并依据规则或设定来修改文件夹名称。

✪例8:将数百个数据文件加以提取信息,计算统计指标。通过编程,可以自动计算相关统计指标,绘制统计图形。(公证人可能利用现代技术来办理公证,对于技术的原理、应用难以追根究底,许多公证事故表明这其实暗藏风险的,公证人应该突破思想限制,努力去了解、验证技术,即使司法鉴定制度有很大的助益,仍需要公证人涉猎各方面知识,对于各种技术风险进行衡量)

除此以外,还会有许多新的课题可以用编程来解决。并且新的思路或方法可能需要融合其他学科的思维或知识,比如对于人工智能等前沿科技的涉猎,对于关系型数据库的理解,对于会计试算平衡理念的应用,对于统计知识的掌握,对于编程方法、结构的深入,对于创新项目管理方法(如色彩管理法)的努力,都可能有助于对于课题的最终解决。 

四、结语04PART

思维创新、理论创新、实务创新永远在路上,创新思想的交流能够为自己和他人带来进步的契机。提高公证实务效率的方法和工具,可以将苦于繁忙工作的人解放,从而有机会提升自己,使人更身心愉悦地投入工作中。与所有公证人互勉!

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