段伟：建立现代化大中型公证机构内部运行机制的思考

来源：admin 2016-03-28 09:17:36 浏览次数：790 次

从2001年公证机构改制和贯彻落实《公证法》十周年以来，我国公证事业得到了长足发展，在许多城市大中型公证机构纷纷出现，这是我国公证事业发展新的显著特点。我国公证机构逐步脱离原始的办证方式，从手工作坊式办证到现代化办证迈进。当今时代社会发生着深刻变化，移动互联成为时代主题，我国大中型公证机构只有完善内部管理体制，建立科学开放式的运行体制，才能顺应时代发展。本文拟从战略管理、项目管理、流程管理、人力资源管理、财务管理等方面阐述大中型公证机构如何构建现代化的运行机制。

一、加强公证机构战略管理，制定中长期发展规划

战略管理是指公证机构在一定时期全局长远的发展方向、目标、任务和政策，以及资源调配作出的决策和管理艺术。我国大中型公证机构必须要有长远的愿景发展规划，而不能凭感觉进行管理。但我国公证机构是从行政管理机关转型而来，其管理思维还比较传统、行政化色彩比较浓厚，所以目前一些公证机构的人员和业务规模虽然得到显著提高，但仍缺乏战略管理思维。新形势下迫切需要大中型公证机构对未来进行战略规划。我国一些改革力度较大的大型公证机构已经做了尝试，制定了公证处的发展规划；例如厦门市鹭江公证处制定了十年和五年的战略发展规划。昆明市明信公证处2009年制定了五年战略发展规划，提出要将公证处建设成为不动产领域的专家型公证机构，提出公证处的发展愿景是“当事人选择公证、选择明信，是基于我们的价值和当事人的自由意愿”。目前该五年战略发展规划已经实施完毕，并取得了较好的效果。

公证机构要建立现代化的战略管理机制有两个方面的原因。一是我国公证机构长期以来缺乏发展战略规划，迫切需要战略管理思维来指导公证实践。从行政体制改制以来，我国公证机构虽然发展壮大，但其行为还是传统的行政管理思维，难以满足现代社会发展的需要。公证机构近五十年的快速壮大发展，主要是体制改革的红利所带来的，但这种优势将逐步减弱。我国公证机构的发展必然要寻求新的模式，这就是“管理改革”，向管理要效益。战略管理是一切管理的基础，向管理要效益必须从建立现代化的战略管理机制入手。每个大中型公证机构都要回答“我将要到哪里去”这个问题。公证机构只有向公证从业人员描绘相关愿景，确定公证机构发展的战略规划，才会有发展的指路灯。二是国家公证发展战略规划，是国家层面的规划，我国公证机构有必要将其本土化和自身化。《公证法》及国务院、司法部、中国公证协会的许多政策文件，构成了我国公证发展战略规划体系。但是，我国公证机构必须将这些战略发展规划结合本地和公证机构自身的情况制定适合自己的战略发展规划。不可否认，我国公证事业的发展越来越呈现地方性特征，许多地方公证机构的业务结构和公证准则出现了较大的差异性，这就必然要求公证机构从本地化的公证需求出发，寻求公证业务发展的方向和模式，制定公证业务发展政策。我国有些地区公证机构将信息化公证作为公证发展方向，有些地区公证机构将不动产交易公证作为公证发展方向，有些地区公证机构将银行金融或民间金融公证作为公证发展方向，有些地区将股权类公证作为发展方向，这都体现了公证的地方性特征。我国大中型公证机构在制定发展战略规划时，可以因地制宜选择公证处的业务发展方向和政策。全国公证事业的发展虽然有一定的统一性，但却不可能千篇一律，正是由于地方的公证实践，才使我国公证事业的发展呈现百花齐放的特征。

二、建立现代化的人力资源管理机制

人力资源是指在一定范围内的人，所具有劳动能力的总和。人力资源管理，是指根据公证处发展战略的要求，有计划地对人力资源进行合理配置，通过对员工的招聘、培训、使用、考核、激励、调整等一系列过程，发挥员工的潜能。近年来，我国许多大中型公证机构开始意识到人力资源管理的重要性，在公证机构内部专门建立人力资源管理部门。大中型公证处有必要建立现代化的人力资源管理体系有两个方面的原因。一是我国公证机构改制以来，业务规模和机构规模越来越庞大，许多公证机构的人数大增，这就迫切需要专业化的人力资源管理。从管理学的角度来说，50人、150人、500人是企业人力资源管理的三大坎。在50人规模的情况下，可以通过情感和传统来维系单位的人际关系，对人力资源的专业化管理不是非常迫切。但目前我国许多公证机构的人数已经突破50人，最高的达到400多人，原来简单的人员管理模式越来越难以适应公证机构规模化发展的需要，迫切需要现代化的人力资源管理思维和措施。二是公证工作的核心是员工的智慧，加强公证机构的人力资源管理具有重要意义。公证员是公证机构的主体，公证机构主要通过发挥公证员的聪明才智来实现服务社会的目的，公证机构的公证服务主要是公证人员的智力创造。因此，如何以人为本、充分发挥公证人员的积极性，如何为公证人员的活动提供良好的激励机制，便成为公证机构人力资源管理的首要任务。原先传统、简单的业务提成制，已经越来越难以适应大中型公证机构的发展需要，迫切需要公证机构建立起一套现代化的人力资源管理体系。

大中型公证机构可以从下列方面着手建立现代化的人力资源管理体系。一是建立专业的人力资源部门。公证机构可以招聘具有专业知识背景的人力资源管理人员。二是建立科学的绩效考核体制。如明信公证处从2009年以来即开始实施绩效考核，目前已建立起200多个考核指标的绩效考核体系，通过这些考核指标的监督实施，在很大程度上实现了管理意图和目标。三是制定员工的个人发展规划。公证机构要根据员工的特长、爱好等来为其提供合适的职业晋升计划和途径，让员工在公证机构有不同的路径发展选择。四是建立科学的培训体系。公证从业人员的知识和经验，构成了公证机构未来事业发展的基础，必须全方位提高公证从业人员的法律素养及其他各方面的知识，以适应时代发展对公证机构提出的新需要。目前有些大中型公证处已经建立了完善的培训体系，如“中基层管理者培训计划”旨在提高管理者的管理意识和水平，“法律知识大讲座计划”旨在提高公证员和公证员助理的法律素养，“公证问题互动式讨论”旨在提高公证员和公证员助理的公证承办水平。五是建立有进有退的人员进出机制。随着公证机构的规划越来越大，每个公证机构都面临着人员淘汰问题。公证机构必须建立有进有退的人员进出机制才能避免员工对工作的懈怠。

三、建立现代化的流程管理机制

流程管理是一种以规划化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法。流程管理是组织内部分工与合作的产物。随着我国公证机构的业务规模和人员规模的发展，传统的没有明确分工的一人独揽各项工作的方式已经越来越难以适用规模化发展的需要，必须要进行流程管理，建立高效的内部分工协作机制。在手工作坊工作方式下，公证员不仅要承办公证事项，还要亲自收费、制证、卷宗装订归档，导致工作效率低下，无法发挥公证员的专长。在公证机构规模化发展情况下，公证机构有必要将相关事务流程分解出来，交由公证员助理、专业人员来完成，从而实现公证机构工作的高效。随着公证机构规模化的发展，出现了公证业务和流程的专业化分工，这也迫切需要公证机构进行流程化管理，确保公证业务办理的质量。我国许多大中型公证机构年办证量达到5万件以上，如此庞大的办证量没有精细化和高效率的流程管理支持是难以想象的。目前，我国许多公证处借助集成化的公证办公软件，已经初步建立起现代化的流程管理体系。

大中型公证机构可以从下列方面着手建立流程管理体系。一是根据自身业务和流程分解需要，开发适合本公证处的公证业务办理和管理软件。大中型公证机构超量的公证办理件数要求其流程管理必须建立在办公软件基础上。目前一些大中型公证处已经使用业务软件进行流程分解和管理，实行了对业务的精细化和高效化管理，并正在独立自主开发基于新的理念和思维的业务软件。二是建立专业化分工的业务科室。我国一些公证处的业务科室目前仍然是什么业务都可以承办。这种大包大揽的工作方式不利于提供专业公证服务，公证业务质量和效率也难以保障。大中型公证机构应该根据自己的专业特点进行相宜的专业化科室分工，加强公证专业化管理，确保公证质量和效率。四是制定各项业务的SOP（标准作业流程）。目前一些大中型公证处已经制定标准作业流程，统一了有关业务办理标准，保证了公证服务的统一性。

四、建立现代化的项目管理机制

项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。项目是在限定的资源及限定的时间内需要完成的一次性任务，具体可以是一项工程、服务、研究课题及活动等。我国大中型公证机构为什么需要进行项目管理？这是因为我国大中型公证机构逐步摆脱原来坐等办证方式，从消极等待证源到积极开拓证源，对社会生活和社会管理的积极介入已经成为我国大中型公证机构业务发展的新常态。对社会生活和社会管理的积极介入，必然要求是有秩序有效率地介入，体现在公证机构内部运行上就是要建立起现代化的项目管理机制，有目的、有秩序、有执行力地推进公证业务拓展工作。摆脱原始的、低效的公证业务拓展方式。依靠公证处团队的力量开展工作，其有效的方式就是项目管理机制。项目管理机制是一种高效的团队作战方式。随着我国公证机构的规模发展，公证机构越来越需要摆脱个人英雄主义而更多地借助团队整体力量。随着社会的发展，公证需要介入的业务领域呈现出越来越复杂的需求，需要运用公证机构的各种资源和公证手段为当事人提供综合性的服务，这也必然要求公证机构要有项目管理的思维和做法，才能应对这种新的挑战。另外，我国公证机构大多是以内部科室来建构自己的组织架构，一般都没有按照特定的项目来架构公证处的组织架构，这就需要通过项目管理的方式组建项目团队去完成特定的任务。项目管理有利于拆除部门之间林立的壁垒。

大中型公证机构可以从下列方面着手建立项目管理体系。一是建立项目管理制度。公证机构应当建立完善的项目管理制度，要求公证机构重要项目按照项目管理制度进行。目前有的大型公证处已经建立了完善的项目管理制度，每年按照项目管理制度运行公证处的重要项目，并已经取得较好的社会效益和经济效益，如“城中村回迁项目”“替代开发商签约项目”“民间金融公证服务项目”“小额继承特别程序推广项目”等。二是确定项目管理的管理部门。项目管理必须有监督部门，公证机构应当明确项目管理的管理部门，从而使项目管理能够真正落实。如公证处事业发展部作为业务发展推进部门，负责项目管理专项工作。三是建立项目计划书和申报制度。项目计划书是项目管理的基础，公证机构要引导内部部门和人员积极申报项目，制定详实可行的项目计划书。四是做好项目的监督、检查和总结工作。疏于项目的监督、检查和总结，项目管理就容易流于形式，就难以取得较好的项目效果。五是制订项目的奖励和授权机制。项目管理属于创新型和发展型的工作，其目的在于激发公证人员的创业和工作激情，公证机构要给予项目团队以充分的授权和奖励，从而实现项目管理的目的。

五、建立现代化的财务管理机制

财务管理是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织单位财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作。我国大中型公证机构从传统的行政财务核算准则中脱胎出来，其财务工作基本上只是核算功能，尚缺乏财务管理功能，更不能对公证机构的业务发展起到促进作用。新形势下公证机构要引入现代化的财务管理制度，用现代化的财务管理理念进行财务工作，从而更好地指导和服务公证业务发展工作。尤其是随着我国公证机构规模扩大发展，传统的财务管理机制已经难以胜任其职责，因此必须要建立现代化的财务管理体制，通过财务管理产生公证机构的效益，使财务工作从消极应付到积极应对。

大中型公证机构可以从下列方面着手建立现代化的财务管理体系。一是建立严格的财务预算制度。公证机构应当建立年度预算和月度预算制度，严格按照预算进行支出，没有进行预算的项目不得支出。二是建立各项公证业务的成本核算机制。通过对公证机构各项公证业务的成本进行核算，可以指导公证机构减少成本，增加利润。通过对各项公证成本的核算，可以引导公证承办人员除了关注公证业务的法律效果外，也适度关注其财务效果。三是建立部门成本和利润考核机制。公证机构对部门科室的绩效考核办法主要是靠业务收费，但这种方法存在不科学性，业绩可能是通过高成本来推动的，业务收费高但实际部门是亏本的。因此应当建立起部门的成本和利润考核机制。

随着社会和经济的发展，大中型公证机构纷纷涌现，这些公证机构的内部运行管理机制面临着重大变革，即需要从传统的管理模式向现代化的管理模式转变。这种转变主要体现在战略管理、人力资源管理、流程管理、项目管理、财务管理等方面。我国大中型公证机构应当充分运用现代化管理学思维，向管理要效益，促进公证机构内部运行机制的现代化，以适用自身规模壮大和社会发展的新需要。