公证视点：公司事务公证理论及实务研究

来源：admin 2016-11-22 16:45:00 浏览次数：678 次

一、公司事务公证的概念

公司是最常见的一种企业组织形式，是以营利为目的的一种法人组织，是现代企业制度的主要模式，也是大中型企业发展的主要模式。《中华人民共和国公司法》将公司区分为有限责任公司与股份有限公司。按公司内部管辖为标准，可将公司分为总公司（但对外不得称为总公司）与分公司；按公司外部控制为标准，可将公司分为母公司与子公司等。

公司事务范围很广，而且随着经济的发展而不断创新。公司事务公证是指公证机构根据当事人的申请，依照法定程序，证明公司创立、登记、运营、改制、并购、解散等行为及相关法律文书的真实性、合法性的活动。

二、公司事务公证的业务范围

1、公司的创立事务公证。如：发起人协议公证、公司章程公证、公司股东创立大会公证、合资（合作）经营合同公证等。

2、公司重大活动公证。如：股东（大）会公证、董事会公证、监事会公证以及上述机构通过的各项决议、会议记录公证等。

3、与公司资产、股权相关的公证。如：资产清点、财产分割等保全证据公证、股权转让、股票承销等公证。

4、公司的并购、分立协议和拍卖、招标公证。如：摇号选房、拍卖、商铺招标现场监督类公证等。

5、公司的法人资格、资质，法定代表人的资格，公司授权委托书等事项的公证。

三、如何办理各项公司事务公证

公司向公证处申请办理各项公证时，应向公证处提交公司的主体资料、资质证明、授权委托书、公司章程、股东会决议，公证员认为应当提交的其它证明。

1、对公司主体资格的审查。

公司的主体资料一般包括公司的营业执照、机构代码证、税务登记证、法定代表身份证明书、法定代表人授权委托书、法人及受托人的身份证等。公司的法人资格、资质等证明文件一般都有期限，在一定期限内有效，审查时应当注意其有效期限。

2、对公司章程及股东会决议的审查。

公司章程素有“公司小宪法”之称，是公司最基本的法律文件，办理许多公司事务公证都应当仔细查看公司章程，对各项公司事务看公司章程是如何规定的；对股东会决议原则上要求提交经公证的决议或股东到公证处对决议的现场确认。

3、普通公司、上市公司、外资公司、金融公司等不同类别的公司，在内部治理和外部法律限制等方面有很大差异，办理公证时应当注意这些差异。

4、办理发起人协议公证应注意的问题。

（1）发起人协议通过的程序应当真实、合法。

（2）公证员应特别注意了解各发起人在制定发起协议时的目的和意思表示。发起人应做到真诚合作，意思表示真实，都以设立公司为目的。如果因某种原因使他人被迫成为发起人，或者为了某种非法利益成为发起人而不顾他人利益和整体利益的，公证员在审查时要明确指出其存在的问题，并做好疏导工作。

5、办理公司章程公证应注意的问题

（1）公司章程的修改应以特别决议的形式通过。根据《公司法》第44条和第104条的规定，有限责任公司和股份有限公司修改公司章程必须分别经代表2/3以上表决权的股东和出席会议的股东持表决权的2/3以上通过。

（2）公司章程的制定和修改在办妥工商登记后生效。

（3）公司章程规定的股东数、董事会人数不能违反《公司法》的限定。如有限责任公司一般股东数为2—50人，董事会人数为3—13人；股份有限公司一般发起人为2—200人，董事会人数为5—19人。

（4）公司章程通过的程序应当真实、合法。公司性质、种类、产权结构、组织形式不同，制定、通过章程的程序也有所不同。要按照《公司法》及相关法律的规定，审查、监督、确认公司章程是否按法律规定和当事人约定的程序通过。对全体股东或公司所有者具有法律约束力，公司章程上的签名、印鉴是否齐全、属实，对未在公证员面前签署的公司章程，公证员一般不应证明其签字属实，但签字人事后追认的，可在制作笔录后予以确认。

（5）公证员应特别注意了解各发起人在制定章程时的目的和意思表示。发起人应做到真诚合作，意思表示真实，都以设立公司为目的。如果因某种原因使他人被迫成为发起人，或者为了某种非法利益成为发起人而不顾他人利益和整体利益的，公证员在审查时要明确指出其存在的问题，并做好疏导工作。因被迫成为发起人或股东并在章程上签名盖章的，愿意退出的因允许退出，使章程真正符合发起人和股东的真实意思表示。

6、办理公司合同类公证应注意的问题

（1）合同内容规范。合同内容要真实、合法，符合办证程序，文字简明、准确、用词规范，对事实表述要清楚，要注意相关内容的时间顺序和逻辑关系，适用法律要正确。

（2）公证书的内容不应固定化、格式化。要素式公证书是定式公证书的对称，定式公证书的基本模式是保持不变的，而合同（协议）种类繁多，不同类型的合同（协议）具有各自的特点，不可能有一个基本模式将所有合同（协议）的内容穷尽，因此合同（协议）公证书在制作时内容的表达应当灵活、全面和客观，只有这样才能使公证书更具有权威性。

（3）公证书的内容应在谈话笔录中有所体现。谈话笔录作为对整个询问工作过程的书面记录，可以如实地反映公证机构依法行使了核实权，履行了法定告知义务，是重要的工作记录，也是制作公证书的重要依据，因此谈话笔录的制作应引起公证员的注意。

7、办理会议类公证应注意的问题

（1）会议召集、提议人的合法性问题。在无有效的董事会决议召开股东会的情况下，公证员应重点审查提议股东、董事或者监事的身份（核查其营业执照以及身份证件的原件是否真实，有效期是否届满），出资或者表决权比例（核对公司章程记载事项，最好到公司登记机关查询备案的章程及其修正案，董事、监事登记表等原始法律文件）。如果是董事会决议召开股东会的，公证人员应审查董事长和董事的身份证件、营业执照记载的法定代表人（最好到公司登记机关查询备案的董事登记表等原始法律文件）。经审查确认为合法的会议召集、提议人，应当是办理公司会议公证的申请人。

（2）会议通知的合法性问题。其中会议通知的送达方式，如果是当面送达，公证人员应核对收件人的身份（董事、自然人股东应核对其身份证件以及公司登记机关查询备案的章程及其修正案、董事登记表，单位股东应核查营业执照或者成立批文以及收件人是否不具备签收资格）。

（3）议事规则。《公司法》规定，有限公司董事会的议事方式和表决程序，除法律有规定以外，由公司章程规定。因此，公证人员应仔细审查公司章程中关于董事最低出席数、特定事项最低通过率等关于议事规则的规定。

8、办理企业并购公证应当注意的问题

（1）审查并购合同的真实性、合法性。

（2）注意协调各方当事人分歧，提出解决方案，促使当事人协商一致，并记录下来，然后再对该协议办理公证。

（转自中国公证网）