公证在房屋租赁领域的巧妙应用

案情概况

    甲公司系北京市朝阳区一写字楼的出租人,在以往的租赁经营中,经常出现租户租约到期后锁门跑路或者失联,房屋无法腾退,也无法顺利续租的情况,导致遭受损失。后来甲公司了解到可以通过公证解决上述问题,便计划在新租户租赁房屋时,共同到公证机构申请办理租赁合同公证。

2016年4月,甲公司与新租户乙公司的代理人共同来到北京市某公证处,申请办理租赁合同公证。公证员张某审查了甲公司、乙公司的法人资质、代理人的身份和代理权限等证明材料后,受理了公证申请。公证员向甲公司、乙公司告知,按照租赁合同约定,如果乙公司不按期交纳租金和物业费,经催告仍拒不交纳或者失联的情况下,甲公司有权解除合同并将出租房屋收回。乙公司对此表示同意。公证员进一步告知申请人双方,应当在合同中明确用于催告的联系地址、电话、电子邮箱等信息,腾退出租房屋的条件,以及房屋中存放物品的处理方式。乙公司当场表示,如果自己违约并出现甲公司单方收回房屋的情形,同意其自行处置房屋内物品。公证员审查了双方达成一致意见的租赁合同,并办理了公证。几个月后,乙公司以“内部装修”为由突然关门,迟迟不营业并无法联系。2017年1月30日,甲公司按照合同约定,决定单方收回租给乙公司的办公场地,并向公证处申请办理单方收回出租房屋现场保全证据公证。在公证员张某的面前,甲公司的代理人按照乙公司留下的联系地址、电话和电子邮箱,拨打电话、以特快专递发出催告函及催告电子邮件。10天后,特快专递被退回,电子邮件也未收到回复,符合合同中对于“经催告失联”的认定情形。2月10日,公证员张某审查核实相关情况后,决定对单方收回出租房屋现场进行公证证据保全。当天下午,公证员张某和助理来到租赁办公场地,会同居委会工作人员、甲公司工作人员一同进入现场,进行物品清点,全程进行录像。公证员对于现场物品进行贴标、编号、登记、装箱并密封。清点完毕后,公证员及其助理和在场人员在物品登记清单和现场记录上签名,清点的物品交由甲公司按照合同处理。回到公证处后,公证员起草保全证据公证证词,经审批后出具了公证书。至此,甲公司顺利收回了出租房屋。

案例评析

一、相关法律和政策依据

1、《中华人民共和国公证法》第十一条；

2、《公证程序规则》第五十四条。

二、公证要点

1、公证员可以根据保全证据公证的意义和法律效果,向当事人提供咨询,告知出租人依法单方收回出租房屋的条件、程序及申办保全证据公证的有关要求。

2、公证员应协助、指导出租人和承租人完善合同条款,明确各方权利义务。合同中应当明确“承租人不履行或不完全履行合同义务时,出租人有权单方收回出租房屋”；明确不履行或不完全履行合同义务的情形,包括拖欠租金、租期届满时不腾退房屋等；明确出租人单方收回房屋前应履行的催告义务,用以催告的联系地址和电话,以及收回出租房屋的条件。

3、公证员在受理单方收回出租房屋的保全证据公证时,应提示出租人履行催告义务,重点审查和核实承租人存在违约的事实。

4、清点存放在出租房屋中的财物时,公证员应登记造册、拍照或摄像,保全过程制作现场记录,财物交由出租人按照约定处置。

5、租赁合同中没有承租人自愿接受出租人单方收回房屋的条款,且未经公证证明,在承租人违约又不腾退的情形发生时,公证机构不得办理单方收回房屋的保全证据公证。

三、案例意义

房屋租赁中会经常发生承租人不付租金或租期届满后不腾退房屋的情况。特别是一段时期以来,一些涉及非法吸收公众存款和集资诈骗的公司骗租写字楼物业,有关承租人进入刑事诉讼程序后,依法出租人既联系不上他们,也很难将房屋收回后再次出租。公证机构可以根据申请,为出租人和承租人办理租赁合同公证,明确载明承租人不履行或者不完全履行合同义务时,出租人有权单方收回出租房屋,帮助守约方依法及时收回出租房屋,防止损失扩大,维护守约方的合法权益。

四、专有名词解释

保全证据公证:是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述或者对申请人的取证行为的真实性予以证明的活动。