工欲善其事，必先利其器

工欲善其事，必先利其器

——提高公证实务效率的方法和工具

【转载】作者：施艺（浙江省杭州市国立公证处理论调研室，公证员）

多元化纠纷解决机制正蓬勃发展，公证的非讼业务将作为多元化纠纷解决机制的重要参与者，逐步发挥越来越大的作用。公证人是非讼事务的法官，需要精熟的法律知识，娴熟的工作技巧，融贯的思维方式，丰富的实务经验。

公证人的成长不是一蹴而就的，需要不断地磨练，个中艰辛，每一位公证人自有体会。每一位公证人都可能碰到许多疑难的公证问题，繁杂的公证事务，频繁的加班次数，甚至还有明显的工作失误。如果有方法或者工具能帮助我们提高工作效率，避免工作失误，提高业务能力，摆脱窘迫的处境，那么我们可以少走弯路，避免负面情绪，并且可以有更多的时间来提升自己，逐渐步入良性循环。

本文分享一些公证人可能会用到的方法和工具，以帮助大家更好地开展业务，亦或砥砺思想。 

一、入门篇01PART

公证人在接触实务之初可能面临的一些问题，入门篇介绍初学者可能需要的一些方法，帮助初学者顺利迈过工作之初的窘迫处境。这些方法都是自然而然产生的，有一定工作经验的公证人会自觉地运用这些方法来减轻工作的负担。

1、分析导图

法律人用法律关系的模型来分析案情，特别是疑难案情，事件发生经过所具有的法律意义，可以在法律关系的模型中得以体现。

法律人在对法律关系的分析中，可以用图示来表示许多法律关系的层次、变化方式等等信息。图示相较于文字，更直观、简洁、方便，具有很大的优势。

如在继承法律关系中，复杂的继承案件必然牵涉到继承法中众多条款的适用，如转继承、代位继承等等。还有合同法律关系中，众多合同主体和复杂合同条款的结合，也需要法律人进行抽丝剥茧的分析。如果没有图示的帮助，就很难作出精准的判断。

如今，有越来越多的人通过思维导图来把思维过程形象化。思维导图能够把思维当中的关键点直观地表现出来，加以结构化，建立起可辨析的、元素相互关联的网络，用以直观地展现，联想记忆，查漏补缺，辨析逻辑，甚至头脑风暴。

对于公证人来说，这些方法的核心在于拥有抽象的能力，结构化的方法，以及掌握可视化的精髓。

2、流程合并

公证实务涉及许多繁杂的事务，许多事务可以通过合并同类项的方式进行批量处理，从而提高工作效率。

在业务洽谈时，对于有长期固定公证需求的客户，可以在最初将公证业务模式固化，或者部分流程固化，可以在未来办公中利用“缺省配置”带来的便利。但是，在之后的每次办理过程中仍应该认真对待所谓的固定的模板，以及申请人的真实意思，避免错误或误解申请人的真实意图。

在业务办理时，对于部分申请人一致且案情类似或有关联的公证申请，可以通过并卷的方式进行合并处理，减少办证的手续。

在外出核查时，可以将相同方向的核查地点进行合并，通过总体规划可以减少核查人员的工作成本，减少时间或资源的浪费。

3、养成良好习惯

业务繁忙时，良好的工作习惯显得尤其重要。良好的工作习惯包括对于工作顺序的梳理，对于案卷管理的把控，对于细节的查漏补缺，对于未决事宜的及时记录。

公证的效力需要严谨的程序作保障，程序不是一成不变的，一方面公证程序根据社会的发展和新的规范的要求不断地更新，另一方面个别案件的复杂性导致了程序的复杂化。

复杂的程序容易导致工作失误，良好的习惯能够帮助克服工作失误。良好的习惯不仅来自习惯的力量，亦有条理化方法的精进，以及熟能生巧的过程。当习惯能够充分发挥作用时，可以理解为一个人的工作经验将新问题加以“化归”的过程。

良好的习惯没有统一的标准，每个人的工作方式都不一样，成长路径也会有所差别，重要的是找到自己的节奏，而不是一味模仿别人亦步亦趋。

公证机构对于重要环节的管理，可以形成制度，来促使工作模式的统一，亦使习惯统一。但不管习惯也好，制度也好，都要有不断“自省”的能力，留有推陈出新的余地，只有这样才可以免于堕入僵化。 

二、进阶篇02PART

公证业务水平的提高既需要在公证行业深耕，也需要学习不同行业的业务，在实务上、规范上、理论上不断学习。资深公证人需要有丰富的社会经验和知识储备，自主学习和用心积累的意识是公证人进一步提升业务水平的基础。

1、持续学习规范、理论、实务

规范的学习，一是温故知新，二是与时俱进，三是广泛涉猎。公证必须依据事实和法律，公证人对法律的掌握，是办理公证的基础。公证人通过系统的法律学习从而获得执业资格，但是对于规范的学习很难就此停止，实务的困难、实务的经验促使公证人不断温习规范知识，更新规范知识，从而获得更新、更合理的解释。各种各样的行业所涉及的特别的法律，公证人也可以通过了解其相关规定来思考公证的发展方向。

对于目前多数案件，涉及到的相关法律法规并不多，公证人碰到的问题一般是记忆或理解和适用的问题；对于疑难案件或者法律规定不清的案件，需要有合理的立场和方法。公证人有时不得不身入理论的争鸣，来思考如何处理棘手的案件。学习理论既是为了有更大的视野，从而有思考的起点，也是为了提高自身的逻辑能力，从而可以更合理地进行推理与论证。

学习实务，不止有一个方面。向有经验的的同事、领导请教公证问题，是最基本、最直接的方法。另外，学习国内外先进公证经验，也是必要的。然而，实务的学习却非仅仅如此简单，它总是和规范和理论的学习相互关联，也总是和整个法治体系相联系。公证有自身的职责界限：一方面，超越公证的职责界限的许多社会或法律问题，公证人很难提供公证法律服务；另一方面，公证人应该了解自身所处机构、当地行政部门乃至全国法治运行的总体过程，如了解处理特殊案件的渠道、政策，了解现有法治的不足以及参与立法的过程，凡此种种，都是公证人践行和完善社会主义法治体系所需要具备的。

2、与不同行业交流沟通

随着社会的发展，现代行业呈现各种各样的新业态。许多新的工作方式、工作流程、工作理念、法律关系层次，无不蕴含着鲜活生动的知识。三人行，必有我师，通过向不同行业的工作者学习，本身是一个相互借鉴、相互砥砺的过程，优秀的工作方法、工作经验可以为己所用。

另外，各种行业的新业态可能蕴含着新的公证需求，需要公证机构介入或参与合作。新事物的产生可能有许多不成熟的地方，新业态可能有需要借助公证效力来巩固其抵御风险的能力。每个公证人都可以抓住时机来实现自己的事业。 

三、深入篇03PART

时代变化是如此之快，以至于经常有这样的现象：几年前的知识已经过时，新的知识让人目不暇接。没有人甘于平庸，甘于被时代浪潮所裹挟，甘于落后于人。为了保持与时俱进的能力，需要反思自身，超越过去的自己，同时也能有底气去面对各种困难。

1、重新认识自己

重新认识自己，是为了重新出发。认识自己的特点，认识自己的能力与界限，需要不断的反思。学习各种知识，如果仅仅停留在意识上，而没有切实的行动，那么始终是一句空话。工作上的繁忙、辛苦、压力，会打乱早已制定的学习念头或学习计划，最终让人一无所获。管理好自己的计划与精力，需要对自身有严肃而深刻的认识。认识自己的过程总在不断进行中，没有尽头，通过不断的反思，认识到自己的局限，但又不把自己局限在特定的时间或身份当中，只有这样才能不断超越自己。

2、追踪前沿

作为一个社会工作者，需要认识到，有重大意义的创新或进步，总会在不久的将来深刻地影响这个社会。新的科技、制度、国家战略具有强大的力量，如“一带一路”倡议、密码法的颁布、区块链的推广等等，可能会改变行业的内部格局、外部环境。新的变化既可能带来机遇，也可能带来风险和挑战，不可不察。

在提高效率方面，学习和利用新的科技可能为实务工作带来许多便利，学习新的制度、国家战略可以尽早了解行业变化，早做准备。

3、钻研工具、理论迁移

公证工作不是进行工业、农业生产，而是提供法律服务，现代法律服务工作不是靠一支笔就能完成的，而需要现代办公设备。对于现代办公设备，很多人只会使用最基础的功能，而忽视了很多软硬件知识的学习。前人已经提供了很多好的工具或平台，善加利用可以解放双手，从而有更多的时间和机会来提升自己。

如许多批量化、流程化的事务，总是可以通过一些工具或方法代替繁重的人工操作。如对于批量化的文书模板、名片，可以通过邮件合并的方法简化信息的输入，并且可以减少输入的遗漏；对于文件、文件夹的批量化操作，可以通过VB编程来实现；对于表格数据的处理，可以利用表格软件中各种现成的处理端口、函数来设计处理的方法，对于数据的分类计算、汇总分析，可以用数据透视表等强大功能来实现；对于打印、复印、扫描等简化流程，可能也有需要钻研之后才会懂得的方法。

对于现代法律服务工作来说，编程能力可以大大提高工作效率，许多复杂的、繁重的工作方式，以及许多难以习得的软硬件使用方法，大部分可以通过编程转化为简单、便捷的方法。以VBA为例，笔者以此解决了许多复杂或批量化问题：

✪例1：从MDB数据库文件提取数据，然后在XLS文件中进行排版编辑。通过编程，可以一键生成最终表格样式。

✪例2：DOC文件与XLS文件进行邮件合并后，因为在部门之间需要频繁交换数据，链接不稳定。通过编程，可以建立稳定链接，从而不再将邮件合并功能局限于单机环境。

✪例3：将一个表的数据根据条件分成多个表格。通过编程，可以将数据计算后自动生成多个表格文件。

✪例4：将JPG文件依照生成时间顺序插入DOC文件并标注页码。通过编程，可以快速提取文件时间并排序，依照文件生成时间插入DOC文件并生成页码。

✪例5：批量登记信息、记录数据等是否符合相关规则。通过编程，针对不同项目进行合法性校验，如校验身份证、营业执照是否符合相应的编码和校验规则，检查重复登记信息，多张表格对比检查等。

✪例6：批量发送电子邮件，针对不同的收件人，需要不同的称谓与内容。通过编程，将数据表的不同字段加以整合成完整的邮件，再关联OUTLOOK分别发送给不同的收件人。

✪例7：批量建立文件夹。通过编程，可以一键建立文件夹与子文件夹，并依据规则或设定来修改文件夹名称。

✪例8：将数百个数据文件加以提取信息，计算统计指标。通过编程，可以自动计算相关统计指标，绘制统计图形。（公证人可能利用现代技术来办理公证，对于技术的原理、应用难以追根究底，许多公证事故表明这其实暗藏风险的，公证人应该突破思想限制，努力去了解、验证技术，即使司法鉴定制度有很大的助益，仍需要公证人涉猎各方面知识，对于各种技术风险进行衡量）

除此以外，还会有许多新的课题可以用编程来解决。并且新的思路或方法可能需要融合其他学科的思维或知识，比如对于人工智能等前沿科技的涉猎，对于关系型数据库的理解，对于会计试算平衡理念的应用，对于统计知识的掌握，对于编程方法、结构的深入，对于创新项目管理方法（如色彩管理法）的努力，都可能有助于对于课题的最终解决。 

四、结语04PART

思维创新、理论创新、实务创新永远在路上，创新思想的交流能够为自己和他人带来进步的契机。提高公证实务效率的方法和工具，可以将苦于繁忙工作的人解放，从而有机会提升自己，使人更身心愉悦地投入工作中。与所有公证人互勉！